背景
2024年7月より、社内ポータル「TUNAG」の運用主幹を夢真マーケティング部で引き継ぐことになり、継続的な運用や新規コンテンツの掲載を担うこととなりました。技術社員に対するアンケート等も実施した中で、そもそも必要不可欠なコンテンツが存在していないことがあり、本コラムについては運用上必須となるコンテンツについて紹介します。
社内ポータルとは
社内ポータルとは、企業内で情報を効率的に共有し、社員間のコミュニケーションを促進するためのオンラインプラットフォームです。多くの企業で導入が進む中、その有効性は運用するコンテンツに大きく依存します。
特にマーケティング部門では、部門間連携やナレッジ共有が成果を左右する要因となるため、適切なコンテンツ設計が重要です。本記事では、社内ポータルを活用する上で不可欠な基本コンテンツについて紹介します。
社内ポータルに必要な基本コンテンツ
技術者に対するアンケートの実施やTUNAG当時のコンテンツ構成から以下の課題を抽出。
1．申請した際の技術社員側の対応が分かりにくい
2．申請書類の全てがTUNAG内で完結しない
3．各種申請書類ページのFVからキャッチアップできる情報量が少ない
4．お知らせの内容が何か分からない
以上の課題から、コンテンツとして以下のようなものが必要不可欠であると設定。
1．「夢真ツールガイド」の作成
夢真ツールやTUNAGの使い方について、４つのページに分けて解説
①夢真ツールの活用方法
夢真の3つのツール「TUNAG」「InCircle」「ゆめなび経歴」それぞれの機能や役割を紹介
・「会社からのお知らせをチェック」はTUNAG
・「営業・フォロー担当とのチャット機能」はInCircle
・「個人向けの申請」はゆめなび経歴
②お知らせについてのご案内
TUNAG上に各部署からどんなお知らせが届くのかについてのご案内
TUNAGでは、主に以下の部署からお知らせが届きます。
・キャリアデザイン推進部
・給与課
・財務経理部
・総務部
・営業所の健康診断担当
③各種登録・申請フローのご案内
業務上必要な各種登録・申請の申請先やフローについてのご案内
・PDFにて、ツール内外の申請、その他の申請を区分
④指定労働日研修について
指定労働日研修の日程や概要などについてのご案内
・日程をカレンダーにて共有
・研修内容は、イベント、座学講座、web課題の３つ
・全体向け、拠点向け制度の説明
2．よくある質問
TUNAGへのよくある質問について、技術者からの要望があり以下６つのカテゴリに分けて回答
①見たいページが見つからない
以下のような声が技術者からあり案内を作成
・ほしい情報がどこにあるのか分からない
・勤怠登録や給与明細がどこにあるのか分かりにくい
・指定労働日研修の内容を確認したい
②お知らせの機能について
以下のような声が技術者からあり作成
・タイムラインに表示されていたお知らせが流れてしまって、どこにあるか分からなくなってしまった
・お知らせに既読はつかない？
③ログインについて
以下のような声が技術者からあり作成
・TUNAGに登録しているメールアドレス（ログインID）を変更したい
・TUNAGから給与明細にログインできない
④PC（パソコン）表示について
以下のような声が技術者からあり作成
・PCでTUNAGを見たい
・PCで資料を見るときに文字が小さくて見えにくい
⑤トラブルが起きたと思ったら
以下のような声が技術者からあり作成
・お知らせや制度の添付ファイルが表示されない・ダウンロードできない
・InCircleやゆめなび経歴など、他の夢真ツールにログインできない
⑥TUNAGの使い方がわからない
以下のような声が技術者からあり作成
TUNAGがどんなツールなのか分からない
書類登録のやり方が分からない
まとめ
2024年7月、マーケティング部が「TUNAG」の運用を引き継ぎ、技術社員への利便性向上を目指した取り組みがスタートしました。対象の社内ポータルツールが移管したばかりということもあり、技術者のツールに対する理解向上が非常に優先度の高い課題となっています。
取り組みの一環として、「夢真ツールガイド」や「よくある質問（FAQ）」を整備することで、情報共有や申請業務の効率化を図り、社員が使いやすい社内ポータルを実現し、コミュニケーション活性化を図りました。今後はツール内コンテンツの利用率向上を視野に新たな取り組みを実施していく予定です。