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Excel集計の基本:SUM系の関数の使い方と活用場面

Excel集計の基本:SUM系の関数の使い方と活用場面

データの集計は日常業務で欠かせない作業です。Excelでは、さまざまな関数を使って簡単にデータを集計することができます。この記事では、最も基本的で便利な集計関数 SUMとその派生であるSUMIF, SUMIFSなどの使い方およびそれぞれの活用場面を説明します。

目次

・SUM関数の使い方と活用場面

・SUMIF関数の使い方と活用場面

・SUMIFS関数の使い方と活用場面

・SUM, SUMIF, SUMIFSの違いと使い分け

・まとめ


1. SUM関数

基本構文

=SUM(範囲)

  • 範囲:合計したいセルの範囲を指定します。複数範囲を指定することも可能です。

使い方の例

例えば、売上データが A2:A10にある場合、合計を求めるには次のようにします。

=SUM(A2:A10)

この式は、セルA2からA10までの数値をすべて合計します。

活用場面

  • 単純な数値データの集計が必要なとき。
  • 売上やコストの合計値、人数の合計など、基本的な合計計算に利用。

2. SUMIF関数

基本構文

=SUMIF(範囲, 条件, [合計範囲])

  • 範囲:条件を確認する範囲。
  • 条件:合計するために満たすべき条件。文字列、数値、演算子(>, <, = など)を使用できます。
  • 合計範囲(省略可能):合計したいセルの範囲。指定しない場合、範囲の中で合計が行われます。

使い方の例

例えば、B列に商品カテゴリ、C列に売上データがある場合、「家電」カテゴリの売上合計を求めたいときは次のようにします。

=SUMIF(B2:B10, “家電”, C2:C10)

  • B2:B10 カテゴリが書かれた範囲。
  • “家電” 合計したいカテゴリ(条件)。
  • C2:C10 合計する売上データ。

活用場面

  • 特定の条件を満たすデータのみを合計したい場合(例:特定の商品カテゴリや営業担当ごとの売上を集計する)。
  • 条件付きで特定の数値を集計する必要がある場合に有効。

3. SUMIFS関数

基本構文

=SUMIFS(合計範囲, 条件範囲1, 条件1, [条件範囲2, 条件2], …)

  • 合計範囲:合計したいセルの範囲。
  • 条件範囲1:最初の条件を確認する範囲。
  • 条件1:合計するために満たすべき最初の条件。
  • 条件範囲2(省略可能):2つ目の条件を確認する範囲。
  • 条件2(省略可能):2つ目の条件に合致する場合にのみデータが合計されます。さらに多くの条件も追加可能。

使い方の例

複数の条件に基づいてデータを合計することができます。例えば、B列にカテゴリ、C列に売上データ、D列に日付がある場合、「家電」カテゴリで2024年の売上合計を求めるには次のようにします。

=SUMIFS(C2:C10, B2:B10, “家電”, D2:D10, “>=2024/1/1”, D2:D10, “<=2024/12/31”)

  • C2:C10 合計したい売上データの範囲。
  • B2:B10 「家電」カテゴリを検索する範囲。
  • D2:D10:日付が入っている範囲。
  • >=2024/1/1 と <=2024/12/31 2024年内の売上を合計する条件。

活用場面

  • 複数の条件を使ってデータを精密に集計したい場合。
  • 例えば、特定の商品カテゴリと特定の期間内の売上合計、特定の担当者と地域のデータを同時に絞り込んで集計する場合。

SUM, SUMIF, SUMIFSの違いと使い分け

項目SUMSUMIFSUMIFS
条件付きの合計なし1つの条件に基づいて集計複数の条件に基づいて集計
使用シーン単純なデータ集計1つの条件でデータを絞りたいとき複数条件でデータを絞りたいとき
処理速度高速高速条件が多いほど処理に時間がかかるが精密
使用例売上合計の集計特定のカテゴリの売上合計特定のカテゴリと期間の売上合計

まとめ

Excelでの集計作業は、業務の効率化や分析に欠かせないスキルです。SUM、SUMIF、SUMIFSを使うことで、単純なデータの合計から、複雑な条件に基づく集計まで幅広く対応できます。特に、条件付きでデータを集計する場面が多い場合は、SUMIFやSUMIFSを活用することで、より効率的なデータ分析が可能になります。